Tips och idéer för att planera en insamlingsgalamiddag

Festplanering

Jag tycker om att hjälpa människor att planera och förbereda sina stora evenemang och fester.

Att samla in pengar till en ideell verksamhet kräver mycket stöd och är mycket beroende av insamlingar. Att skapa medvetenhet och framhäva vikten av din organisation kräver noggrann planering, övervägande och ofta en strikt budget. Det faktum att merparten av pengarna för en ideell verksamhet kommer från donationer och andra former av externt stöd innebär att varje galamiddag måste konstrueras med varje detalj i åtanke. Här är några sätt att effektivisera planeringsprocessen och skapa en välkomnande miljö för dina supportrar.

Utse kommittéer

En av nycklarna till att planera en galainsamling är att se till att varje element är noggrant undersökt. Genom att dela upp varje enskild uppgift i mindre planeringskommittéer kan varje aspekt hanteras korrekt och erbjuder ett mer fokuserat tillvägagångssätt. Varje nämnd kommer att ha sin egen agenda, men det är viktigt att etablera kommunikation mellan varje grupp under hela planeringsprocessen. Organisera en kommitté för följande områden och maximera framgången för din insamling.

Inbjudningar

En tydlig redogörelse för syftet med din galainsamling är det bästa sättet att hitta stöd för din sak. Varje inbjudan bör ha en känsla av personalisering och tydligt beskriva syftet med evenemanget. Skriva inbjudningar till en galamiddag är en konst som är viktig att sätta sig in i. Information bör inkludera datum, tid, plats, pris för evenemanget och OSA-adress. När du skriver och formulerar inbjudningarna är här 7 saker att tänka på.

Tips för att skriva galainbjudan

1. Ange tydligt syftet med din insamling och vem som kommer att dra nytta av den.
2. Inkludera detaljer om mat och dryck, som vilken tid middagen kommer att serveras, huruvida drycker kommer att serveras eller inte, och om den kommer att inkludera en öppen bar eller kontantbar.
3. Berätta för gästerna om evenemangets formalitet. Om galainsamlingen är svart slips, se till att inkludera den informationen.
4. Om evenemanget hålls på en plats som gästerna kanske inte är bekanta med, se till att inkludera vägbeskrivningar.
5. Markera temat för insamlingsgalan om du har valt en.
6. Lista alla unika attraktioner som kan hjälpa till att locka supportrar.
7. Ett svarskort ska medfölja och utrymme bör lämnas för deras namn och betalningssätt i förekommande fall.

Underhållning

Galainsamlingsevenemang är utformade med affärsverksamhet i åtanke men erbjuder också nöje och avkoppling. Livemusik, scenshower och andra evenemang skapar en unik och bekväm miljö för dina gäster. Oavsett om det är något så enkelt som ett liveband eller så extravagant som en temaproduktion, kommer tillägget av liveunderhållning att hålla dina gäster engagerade under din insamling. Om du har valt ett tema, se till att boka akter eller välj former av underhållning som kompletterar det.

Aktiviteter

Insamling handlar om att generera kapital för en god sak. Det kan ibland vara svårt att samla in pengar, men vissa evenemang möjliggör roliga och givande sätt att generera inkomster. Auktioner, lotterier och andra aktiviteter kan planeras och kan erbjuda ett engagerande sätt att samla in donationer och ge gästerna något för att fira händelsen. Några idéer för en insamlingsgala är:

• Lotta ut
• Baka försäljning
• Biltvätt
• Kasinokväll
• Välgörenhetsgolfturnering
• Bingokväll

PR/Marknadsföring

Framgången för alla galaevenemang är beroende av att sprida budskapet om din sak. Ett framgångsrikt PR- och marknadsföringsteam kan generera sponsorer och stöd för din sak. Hjälp din galainsamling att nå sin fulla potential genom att arbeta med dem som är intresserade och har förmågan att hjälpa till att främja din sak. Här är några effektiva sätt att nå ut till potentiella supportrar:

Publicitetstips

• Använd gratis webbplatser för sociala medier för att sprida budskapet om din organisation och kommunicera med dem som stödjer den.
• Kontakta din lokala tidning och be dem lägga till ditt evenemang i sin evenemangskalender.
• Markera händelsen på din blogg. Om du inte redan har en blogg för din organisation, starta en för att hålla individer informerade om vad ditt företag siktar på att åstadkomma.
• Kontakta andra bloggar och organisationer som stödjer din sak eller har liknande mål och fråga om de kommer att länka till eller marknadsföra ditt evenemang.
• Skapa visuellt fantastiska flygblad och distribuera dem till lokala företag.
• Skicka pressmeddelanden till lokala tidningar och tidskrifter som lyfter fram din organisation och din galainsamling.

Dekorationer

Att skapa en unik miljö för din galainsamling är ett måste. Oavsett om det är ett vanligt använt insamlingstema eller ditt eget skapande, ger stilfulla dekorationer en trevlig miljö för alla inblandade. Varje galainsamling är en unik upplevelse och varje dekoration ska återspegla en känsla av intimitet och hjälpa till att bygga en minnesvärd miljö.

Ett exempel på en insamling med teman kan vara en Las Vegas- eller kasinokväll. Dina dekorationer kan inkludera en ingång till Las Vegas, salongsspelscenter, kortbord och ett färgschema som man kan hitta på ett kasino. Aktiviteter skulle innefatta hasardspel och priser som lyckliga gäster har chans att vinna. Att skapa en unik miljö förser gästerna med underhållning och vacker atmosfär samtidigt som det samlar in pengar till din organisation.

Sponsorskap

Att planera ett högkvalitativt galaevenemang kräver mycket kapital. För att planera varje evenemang perfekt kommer ditt evenemang troligen att kräva sponsring. Att trumma upp stöd för din sak kommer att kräva en hel del nätverkande och bygga starka affärsrelationer, och att ha en kommitté dedikerad till denna uppgift är absolut nödvändigt för att producera den ultimata galamiddagen . Här är några tips för att få sponsring för ditt event:

Hur man hittar och behåller sponsorer

• Bygg ett starkt nätverk: Partners, anställda, styrelsemedlemmar och andra personer som är nära kopplade till din organisation kanske kan introducera dig för möjliga sponsorer och hjälpa dig att utöka ditt nätverk ytterligare.
• Utför forskning: Det finns otaliga områden där sponsring kan erhållas, och det finns en mängd olika intresserade företag. Ta reda på vilka företag som rekryterar sponsring och se om de passar in i din organisation.
• Kontakta lokala medier: Lokala tidningar och radiostationer är ivriga att engagera sig i sitt samhälle och kan erbjuda gratis reklam och kan också vara villiga att donera till ditt evenemang.
• Ge sponsorförmåner: Ge dina sponsorer belöningar för att visa din uppskattning för deras stöd. VIP-kort, reklam för deras företag, länkar till deras webbplats och andra förmåner ger sponsorer ett incitament att stödja din organisation och sätt att bygga en långsiktig affärsrelation.
• Bygg varaktiga relationer: Att arbeta med sponsorer och skapa en ömsesidigt fördelaktig relation är ett bra sätt att säkerställa att de fortsätter att stödja din organisation. Fortsätt att kommunicera med representanter från dina sponsorer och se till att deras behov tillgodoses lika bra som dina.

Tack

Ett bra sätt att hålla ditt företag fräscht i minnet på gästerna och visa din tacksamhet är att skicka tackkort till varje deltagare och gäst på din galainsamling. Detta tecken på uppskattning visar gästerna att du är intresserad av ett varaktigt förhållande och att deras bidrag inte gick obemärkt förbi.

Att samla in pengar till en ideell verksamhet är mycket beroende av att bygga förtroende och övertyga gästerna om att din sak är värd att donera till. Insamlingsgalamiddagar är det perfekta sättet att utöka ditt nätverk och skapa stöd för din organisation. Att noggrant fokusera på varje aspekt av planeringsprocessen säkerställer att ingen detalj glöms bort. En bekväm och underhållande insamlingsgalamiddag kommer att göra givarna lugnare och öppna deras sinnen (och plånböcker) för din sak.

Ytterligare resurser

Framgångsrika idéer för insamling: Insamlade av Kathy La Plante - En lista med 35 gedigna idéer för en insamlingsgala.

Tips för att skapa en insamlingsgala för första gången - Från The Chronicle of Philanthropy.

Böcker som hjälper till att planera ett insamlingsevenemang - Några användbara böcker för organisationer att använda när de planerar sina insamlingsevenemang.

10 vanor för mycket framgångsrika insamlingar – Av de många sätten att samla in pengar till en organisation har Jen Johnson (Otis Fundraising) funnit att de alla har gemensamt är att de bör inkludera dessa tio vanor av mycket framgångsrika insamlingar.

Kommentarer

Jon D den 27 juni 2016:

Vad händer om du har en timme på dig innan insamlingsmiddagen och cateringfirman fortfarande inte har kommit eller svarar i telefonen?

Megan Austin den 21 juni 2016:

Användbara tips för att planera galamiddagen. Dessa idéer är verkligen användbara för dem som planerar för en galamiddag. Tack för din information.

Nancy Tate Hellams från Pendleton, SC den 29 augusti 2014:

Jag är involverad i många insamlingar så det kommer att vara till stor hjälp. Tack.

missali den 26 februari 2013:

Du träffar varje detalj! Att planera en insamling/gala kan vara en ganska krävande uppgift, jisses!